SvTF Öst stadgar följer stadgarna för Svenska Tennisförbundets normalstadgar för Specialdistriktsförbunden (kapitel 5). Följande stadgar beslutades vid årsmötet 2020.

§31 ÄNDAMÅL

SvTF Öst är ett av Svenska Tennisförbundets regionala organ.

§32 BESLUTANDE ORGAN

SvTF Öst:s beslutande organ är Årsmötet, extra årsmöte och Regionsstyrelsen. Regionsstyrelsen får tillsätta särskilda organ för ledning av speciella verksamheter inom sitt arbetsområde.

§33 SAMMANSÄTTNING OCH BESLUTSMÄSSIGHET

Årsmötet och extra årsmöte är Öst:s högsta beslutande organ. Årsmöte består av ombud för regionens föreningar. Förening får utse högst två ombud, vilka skall vara röstberättigade medlemmar i föreningen. Ombud får representera endast en förening samt får inte vara ledamot av Regionsstyrelsen. Årsmöte är beslutsmässigt med det antal ombud, som efter kallelse i vederbörlig ordning deltar i mötets beslut.

§34 YTTRANDE- OCH FÖRSLAGSRÄTT MM.

Yttrande- och förslagsrätt vid Årsmöte tillkommer, förutom ombuden, ledamot av Regionsstyrelsen, regionens revisorer, motionär i vad avser egen motion samt valberedningens ledamöter i ärenden som rör valberedningens arbete. Yttranderätt tillkommer RF’s, SF’s och DF’s representanter, Öst:s arbetstagare och med mötets enhälliga samtycke annan närvarande. Vid Årsmöte får representanter för föreningar inom RF-distriktet närvara.

§35 KALLELESE MM.

Årsmöte hålls årligen före utgången av mars månad på dag som Regionsstyrelsen bestämmer. Mötet får dock inte hållas på dag när DF-möte pågår. Kallelse till mötet utfärdas av Regionsstyrelsen genom kungörelse i RF’s eller i Förbundets eget officiella kungörelseorgan samt på regionens hemsida senast två månader före mötet.

Föredragningslista för mötet jämte förvaltnings-, verksamhets-, och revisionsberättelser, Regionsstyrelsens förslag samt inkomna motioner översändes till röstberättigade föreningar senast tio dagar före mötet.

§36 RÖSTRÄTT

Rösträtten vid Årsmöte bestäms genom röstlängd som upprättats av Förbundsstyrelsen enligt § 19. Förening har en röst för varje påbörjat 100-tal medlemmar. Röstetalet får inte överstiga 1/5 av det vid mötet godkända sammanlagda röstetalet.

Om förening deltar i mötet med två ombud och förfogar över endast en röst, utövas rösträtten av det ena ombudet. Förfogar förening över fler än en röst, bestämmer föreningen rösternas fördelning mellan ombuden. Förening skall inge fullmakt för sina ombud. I fullmakten skall ombuds rätt att utöva föreningens rösträtt anges.

§37 ÄRENDEN VID ÅRSMÖTET

Vid Årsmötet skall följande ärenden förekomma:

1. Upprop och fullmaktsgranskning och fastställande av röstlängd för mötet på grundval av den röstlängd som Förbundsstyrelsen har upprättat för Öst
2. Fastställande av föredragningslista för mötet
3. Fråga om mötets behöriga utlysande
4. Val av ordförande för mötet
5. Val av sekreterare för mötet
6. Val av två protokolljusterare samt erforderligt antal rösträknare
7. Behandling av verksamhetsberättelse och årsredovisning/årsbokslut;
   a) Regionsstyrelsens verksamhetsberättelse för sist förflutet verksamhetsår
   b) Regionsstyrelsens förvaltningsberättelse för sistförflutet verksamhetsår
   c) Revisorers berättelse för samma tid
8. Fråga om ansvarsfrihet för Regionsstyrelsens förvaltning
9. Beslut om antal ledamöter i Regionsstyrelsen
10. Val av ordförande i SvTF Öst, tillika ordförande i Regionsstyrelsen för en tid av ett år
11. Val av halva antalet styrelseledamöter för en tid av två år
12. Val av en revisor och en personlig suppleant med uppgift att granska verksamhet, räkenskaper och förvaltning inom SvTF Öst för en tid av ett år
13. Val av ordförande och tre övriga ledamöter i valberedningen för en tid av ett år
14. Val av ombud och erforderligt antal suppleanter till Förbundsmötet
15. Val av ombud och erforderligt antal suppleanter till DF-mötet
16. Behandling a förslag till Verksamhetsplan samt fastställande av ev. årsavgift till SvTF Öst
17. Behandling av förslag (motioner) som getts in i den ordning som anges i 38 § samt av Regionsstyrelsens förslag.

Fråga av ekonomisk natur får endast avgöras om den finns med på föredragningslistan till
mötet.

Valbar är varje i Sverige permanent bosatt person. Ledamot eller suppleant i Regionsstyrelsen
är dock inte valbar som revisor eller revisorsuppleant i SvTF Öst. Om arbetstagares
valbarhet stadgas i 3 kap. 1 § i RF’s stadgar.

§38 FÖRSLAG TILL ÄRENDE ATT BEHANDLAS VID SVTF ÖST:S ÅRSMÖTE

Förslag till ärende att behandlas av Årsmötet skall vara styrelsen tillhanda senast den 15 januari det året.

Rätt att inge förslag tillkommer SvTF Öst:s tillhörande röstberättigad förening samt röstberättigad medlem i sådan förening. Förslag från föreningsmedlem insänds genom vederbörande förening tillsammans med dess utlåtande.

§39 BESLUT OCH OMRÖSTNING

Med undantag för ärende som anges i § 11 avgörs vid omröstning alla ärenden med enkel majoritet. Omröstning sker öppet, dock att val skall ske med slutna sedlar, om röstberättigad så begär.

Vid omröstning, som inte avser val, gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden, om denne är röstberättigad. Är denne inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall vid händelse av lika röstetal lotten avgöra.

§40 EXTRA ÅRSMÖTE

Regionsstyrelsen får sammankalla extra årsmöte. Sådant möte får inte äga rum under den tid då DF-möte pågår. Vid extra årsmöte får endast i föredragningslistan upptagna ärenden avgöras. Kallelse och föredragningslista översänds till ombuden senast tio dagar före mötet.

§41 REGIONSSTYRELSENS SAMMANSÄTTNING, KALLELSE, BESLUTSMÄSSIGHET

Regionsstyrelsen är, när Årsmöte inte är samlat, SvTF Öst:s beslutande organ. Styrelsen består av kvinnor och män, varav en är ordförande samt minst fyra övriga ledamöter, valda enligt 37 § 11 punkten. Av de minst fyra övriga ledamöterna ska ettdera könet vara representerat av minst 40 procent. Regionsstyrelsen utser inom sig vice ordförande och tillsätter sekreterare.

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Den är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Om ordföranden finner erforderligt, kan brådskande ärende avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Sådant beslut skall protokollföras vid det närmast därefter följande sammanträdet.

§42 REGIONSSTYRELSENS ÅLÄGGANDEN

Styrelsen skall

1. Verkställa Årsmötets beslut
2. Hålla sig väl underrättad om verksamheten i anslutna föreningar och övervaka den idrottsliga ordningen i dessa
3. Handha tennisidrotten enligt gällande stadgar och bestämmelser, verka för denna idrotts utveckling samt i övrigt tillvarata tennisidrottens intressen
4. Föranstalta om RM-tävlingar och andra tävlingar enligt RF’s och förbundets bestämmelser
5. Handha och ansvara för SvTF Öst:s medel
6. Bereda ärenden, som skall föreläggas Årsmöte
7. Förelägga Årsmötet förslag till SvTF Öst:s Verksamhetsplan
8. Avge stadgeenliga rapporter samt tillhandagå RS, RIN, SF-styrelsen och DF-styrelsen med upplysningar och yttranden
9. Utöva prövningsrätt i ärenden, om vilka stadgas i 13 och 14 kap. RF’s stadgar
10. Bestämma om organisationen av och tjänster vid SvTF Öst:s kansli samt i förekommande fall anställa SvTF Öst:s arbetstagare
11. Föra protokoll och erforderliga böcker mm samt sköta löpande ärenden i övrigt

§43 REVISORER OCH REVISION

SvTF Öst:s verksamhet, förvaltning och räkenskaper ska revideras av minst en revisor som väljs av Årsmötet. DF har rätt att, efter anmälan till Öst, utse ytterligare en revisor i SvTF Öst.

Styrelsens räkenskaper och handlingar överlämnas till revisorerna senast en månad före Årsmötet och skall, efter verkställd revision, med revisorernas berättelse vara styrelsen tillhanda senast 14 dagar före mötet.

SvTF Öst ska årligen till Förbundet och till DF inlämna verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut samt revisionsberättelse och revisionsrapport. Omfattar Öst flera DF avses det DF inom vars gränser Öst har sin hemort (d.v.s Närke, Östergötland, Sörmland och Gotland).

§44 VALBEREDNING

Valberedningen består av fyra ledamöter; två kvinnor och två män, bland vilka årsmötet utser en att vara ordförande. Valberedningens ledamöter bör ha en bred geografisk spridning i regionen. Valberedningen skall – med underrättelse om vilka styrelseledamöter som står i tur att avgå och vilka som avböjt återval – ge vid årsmötet representerade föreningar möjlighet att under arbetets gång inkomma med förslag. Valberedningens förslag till Regionsstyrelse skall vara mötets ombud tillhanda en vecka före mötet.

§45 ÄNDRING AV STADGAR

Årsmöte må med 2/3 av de avgivna rösterna besluta om ändring av dessa stadgar i följande hänseenden:

• 32 Andra meningen
• 33 Tredje och fjärde meningarna
• 35 Tredje och fjärde meningarna
• 36 Andra meningen och resten
• 37 p 9-17 dock att val av en revisor skall förekomma på SvTF Öst:s Årsmöte
• § 38-42
• § 43 och 44 med undantag av första meningarna

SvTF Öst:s beslut om ändring av stadgarna skall för att bli giltigt godkännas av förbundsstyrelsen med beaktande av 11 kap 6 § i RF:s stadgar.